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Posté le 4 novembre 2018

Le nouveau système, développé par la société Niklas & Fils SA, offre plus de souplesse et de transparence dans la gestion du temps des collaborateurs. C’est également un outil de pilotage performant pour l’encadrement.

L’Office d’Assurance Invalidité pour le Canton de Vaud a fait le choix d’un véritable management d’entreprise en dotant son département RH d’une plate-forme informatique alliant souplesse et exhaustivité. Développée par l’entreprise Niklas & Fils SA, cette technologie donne pleine autonomie à l’employé pour gérer son temps de travail et ses absences. Elle garantit en outre un tableau de bord efficace pour les cadres de l’Office. 

En 2009, un cahier des charges a été établi afin de cerner les besoins. «Nous avions un système de gestion de temps rigide qui n’intégrait plus certaines statistiques et ne s’unifiait pas avec notre base de données du personnel»,explique Marie-Louise Fontana, responsable du service RH. 10 à 12000 fiches de demandes de vacances ou de congés maladie étaient encore traitées manuellement chaque année.Ces opérations de routine devaient impérativement migrer vers une systématique rationalisée. «Quatre à cinq acteurs sur le marché romand offrent de telles conditions», précise Alain Roy, chef du service informatique. Trois solutions ont donc été évaluées et le choix s’est porté sur l’entreprise Niklas. 

Accès direct aux tableaux des heures

Dès mars 2011, la gestion des heures de travail s’est effectuée avec le module ProNet, auquel le personnel a désormais accès depuis l’intranet. L’usage du badge tant pour les pauses que pour les arrivées et les départs du lieu de travail permet désormais aux collaborateurs de visualiser en permanence à l’écran l’état de leurs heures de travail. La responsable RH précise: «Comme nous avons 72 types d’horaires différents et une plage de travail comprise entre 6h et 20h, l’introduction de ce nouveau système a fait bénéficier tout le monde d’un contrôle direct de son temps.» De manière générale, les employés cernent exactement l’état de leurs heures de travail et utilisent mieux leur bonus et décompte de vacances.

Vers une pleine responsabilisation

En basculant sur ce nouveau mode de saisie du temps de travail, l’Office de l’assurance invalidité a également choisi de renforcer la responsabilité de ses employés. Ceux-ci vont gérer eux-mêmes les corrections sur leurs heures de travail, par exemple en cas d’oubli de leur badge lors d’une pause. Ces corrections suivent alors un processus de validation qui inclut le chef de service direct et les RH. A toutes les étapes, il devient possible de formuler des commentaires et de motiver les décisions d’acceptation ou de refus. Avec ce mode de fonctionnement, les cadres bénéficient d’un véritable outil de pilotage. En quelques clics, ils ont accès aux informations détaillées sur les vacances en cours ou les absences pour maladie. Au niveau des RH, le bénéfice de cette réalisation se traduit par une meilleure visibilité des anomalies. «Nous avons une meilleure opportunité de détecter des dysfonctionnements», conclut Jean-Paul Morel, mais aussi une gestion plus fine de notre politique de formation du personnel». 

Prochaine étape en vue: mettre en place, toujours avec le concours du même prestataire, une passerelle pour interpréter les statistiques afin d’aboutir à une gestion efficace des causes d’absentéisme.